Prodloužení nájemní smlouvy na kanceláře - 10 tipů, jak vyjednat lepší podmínky
Pokud
máte kancelář o velikosti např. 800 m² a více, pravděpodobně ročně investujete
do nájmu miliony korun. Blížící se konec nájemní smlouvy představuje zásadní
příležitost – možnost prodloužení nájemní smlouvy prostřednictvím
přejednání, neboli renegociaci. Přesně v této fázi máte možnost získat
výhodnější podmínky, snížit náklady nebo upravit prostory
podle aktuálních potřeb.
Renegociace
nájemní smlouvy není jen o ceně. Je to komplexní proces, který zahrnuje
strategii, vyjednávání, porozumění trhu i detailní analýzu stávajících závazků.
Zde je 10 klíčových kroků, které by měl každý nájemce při vyjednávání o
pronájmu kanceláří zvážit – a důvod, proč se vyplatí mít po boku zkušeného
poradce.
1. Začněte s renegociací nájemní smlouvy včas
Ideálně 12–18
měsíců před koncem nájemní smlouvy. Čím dříve začnete, tím víc máte možností a
času pro rozhodování – a pronajímatel to ví.
2. Zmapujte si trh a dostupné možnosti kancelářských prostor
Znát tržní
nájemné, pobídky a dostupnost alternativních prostor ve vaší lokalitě je
zásadní. Bez těchto dat se vyjednává těžko – nebo zbytečně draze.
3. Zvažte skutečné potřeby vaší firmy
Po pandemii se
systém práce zásadně změnil. Potřebujete opravdu tak veliké kanceláře?
Možná je čas optimalizovat uspořádání nebo jít cestou sdílení pracovních míst.
4. Zrevidujte stávající smlouvu
Podmínky, které byly
přijatelné před pěti lety, dnes nemusí dávat smysl. Vysoké servisní poplatky,
vysoký indexovaný nájem či neflexibilní komerční závazky si zaslouží pozornost.
5. Přemýšlejte strategicky – zůstat, nebo jít?
Renegociace
není automatické prodloužení. Využijte ji jako šanci k přehodnocení: Je
lokalita stále vhodná? Jsou prostory efektivní? Co nabízí konkurenční
kancelářské objekty?
6. Mějte připravený plán B s alternativními kancelářskými prostory
Ukažte
pronajímateli, že zvažujete i jiné možnosti. Jen tehdy, když ví, že můžete
odejít, je motivován nabídnout lepší podmínky.
7. Dívejte se na celkové náklady pronájmu kanceláří
Nájemné je jen
část. Důležité jsou i náklady na služby budovy, energie nebo parkování.
Ujistěte se, že porovnáváte nabídky skutečně komplexně.
8. Zvažte možné pobídky od pronajímatele
Nájemní
prázdniny, příspěvek na fit-out, úleva na službách – to všechno jsou nástroje,
kterými může pronajímatel podpořit vaše prodloužení nájmu.
9. Zahrňte interní týmy do procesu přejednání nájemní smlouvy
Finance, HR i
provozní tým mají co říct. Jejich zpětná vazba pomůže lépe definovat potřeby a
vyhnout se rozhodnutím, která nebudou fungovat v praxi.
10. Nejednejte o renegociaci nájemní smlouvy sami – najměte si profesionála
Renegociace je komplikovaná
disciplína. Zkušený realitní poradce zná trh a ví, jak vést
jednání s pronajímateli a jak nájemci snížit náklady. Má přístup k
uskutečněným nabídkám, uzavřeným transakcím a dobře zná jednotlivé
pronajímatele a jejich vyjednávací strategie. Ví také, kde hledat flexibilitu,
aby nájemce mohl na budoucí vývoj trhu reagovat efektivně.
Shrnutí:
Renegociace nájemní smlouvy je příležitost – ale také
riziko, pokud se nepřipravíte. S pomocí zkušeného odborníka můžete získat lepší
podmínky, výrazně uspořit firemní náklady a připravit kanceláře na další fázi
růstu vaší firmy.
Jak
může vypadat konkrétní úspora? Podívejte se na modelový příklad.
Chystáte se jednat o prodloužení nájemní smlouvy?
Nezůstávejte na to sami.
Rádi vám pomůžeme analyzovat vaši stávající smlouvu a
připravit strategii, která přinese skutečné výsledky.
Jan Babka
Head of Office Agency
+420 702 276 335
