Prodloužení nájemní smlouvy na kanceláře - 10 tipů, jak vyjednat lepší podmínky
Pokud máte kancelář o velikosti např. 800 m² a více, pravděpodobně ročně investujete do nájmu miliony korun. Blížící se konec nájemní smlouvy představuje zásadní příležitost – možnost prodloužení nájemní smlouvy prostřednictvím přejednání, neboli renegociaci. Přesně v této fázi máte možnost získat výhodnější podmínky, snížit náklady nebo upravit prostory podle aktuálních potřeb.
Renegociace nájemní smlouvy není jen o ceně. Je to komplexní proces, který zahrnuje strategii, vyjednávání, porozumění trhu i detailní analýzu stávajících závazků. Zde je 10 klíčových kroků, které by měl každý nájemce při vyjednávání o pronájmu kanceláří zvážit – a důvod, proč se vyplatí mít po boku zkušeného poradce.
1. Začněte s renegociací nájemní smlouvy včas
Ideálně 12–18 měsíců před koncem nájemní smlouvy. Čím dříve začnete, tím víc máte možností a času pro rozhodování – a pronajímatel to ví.
2. Zmapujte si trh a dostupné možnosti kancelářských prostor
Znát tržní nájemné, pobídky a dostupnost alternativních prostor ve vaší lokalitě je zásadní. Bez těchto dat se vyjednává těžko – nebo zbytečně draze.
3. Zvažte skutečné potřeby vaší firmy
Po pandemii se systém práce zásadně změnil. Potřebujete opravdu tak veliké kanceláře? Možná je čas optimalizovat uspořádání nebo jít cestou sdílení pracovních míst.
4. Zrevidujte stávající smlouvu
Podmínky, které byly přijatelné před pěti lety, dnes nemusí dávat smysl. Vysoké servisní poplatky, vysoký indexovaný nájem či neflexibilní komerční závazky si zaslouží pozornost.
5. Přemýšlejte strategicky – zůstat, nebo jít?
Renegociace není automatické prodloužení. Využijte ji jako šanci k přehodnocení: Je lokalita stále vhodná? Jsou prostory efektivní? Co nabízí konkurenční kancelářské objekty?
6. Mějte připravený plán B s alternativními kancelářskými prostory
Ukažte pronajímateli, že zvažujete i jiné možnosti. Jen tehdy, když ví, že můžete odejít, je motivován nabídnout lepší podmínky.
7. Dívejte se na celkové náklady pronájmu kanceláří
Nájemné je jen část. Důležité jsou i náklady na služby budovy, energie nebo parkování. Ujistěte se, že porovnáváte nabídky skutečně komplexně.
8. Zvažte možné pobídky od pronajímatele
Nájemní prázdniny, příspěvek na fit-out, úleva na službách – to všechno jsou nástroje, kterými může pronajímatel podpořit vaše prodloužení nájmu.
9. Zahrňte interní týmy do procesu přejednání nájemní smlouvy
Finance, HR i provozní tým mají co říct. Jejich zpětná vazba pomůže lépe definovat potřeby a vyhnout se rozhodnutím, která nebudou fungovat v praxi.
10. Nejednejte o renegociaci nájemní smlouvy sami – najměte si profesionála
Renegociace je komplikovaná disciplína. Zkušený realitní poradce zná trh a ví, jak vést jednání s pronajímateli a jak nájemci snížit náklady. Má přístup k uskutečněným nabídkám, uzavřeným transakcím a dobře zná jednotlivé pronajímatele a jejich vyjednávací strategie. Ví také, kde hledat flexibilitu, aby nájemce mohl na budoucí vývoj trhu reagovat efektivně.
Shrnutí:
Renegociace nájemní smlouvy je příležitost – ale také riziko, pokud se nepřipravíte. S pomocí zkušeného odborníka můžete získat lepší podmínky, výrazně uspořit firemní náklady a připravit kanceláře na další fázi růstu vaší firmy.
Jak může vypadat konkrétní úspora? Podívejte se na modelový příklad.
Chystáte se jednat o prodloužení nájemní smlouvy? Nezůstávejte na to sami.
Rádi vám pomůžeme analyzovat vaši stávající smlouvu a připravit strategii, která přinese skutečné výsledky.
Jan Babka
Head of Office Agency
jan.babka@cz.knightfrank.com
+420 702 276 335
